Программное обеспечение

Учет и бухгалтерия

Как получить сводный список лицензий на продукты, приобретенные по корпоративным соглашениям?

У вас есть два способа. Во-первых, список продуктов доступен в документах или ресурсах, которые вы получаете при заключении соглашения. Например, для Open License список лицензированных продуктов отражается на лицензионном сертификате, а для трехлетних программ подписки – в электронных и бумажных подтверждениях. Второй вариант – получить этот список через специальные веб-сайты, где список отобразится в более удобном сводном виде.

Если вы приобрели соглашение Open License, то на сайте eOpen вы сможете просмотреть информацию о своих соглашениях, лицензиях, заказах и ключах продуктов. Достаточно добавить ваше соглашение в область просмотра, введя номер лицензии и авторизационный номер лицензиата, чтобы увидеть список приобретенных продуктов.

Если вы закупили продукты по соглашениям Open Value, Open Value Subscription, Multi-Year Open License, Open Subscription License, School Agreement, Enterprise Agreement, Enterprise Agreement Subscription, Select Agreement и т.п., то за этой информацией лучше обратиться на веб-сайт Microsoft Volume Licensing Services (MVLS). Для просмотра соглашения вы должны числиться администратором соглашения (что определяется в момент подписания соглашения) или должны быть добавлены на сайт администратором как пользователь.

Если ваш электронный адрес не ассоциирован ни с одним соглашением на вышеупомянутых сайтах, вы можете зайти по ссылке Центра поддержки корпоративных пользователей (Volume Licensing Service Center), который также доступен через веб-узлы MVLS и eOpen. Там вы сможете в режиме реального времени рассчитать список лицензий Microsoft, введя номера соглашений. Однако для управления соглашениями – получить ключи, загрузить продукты, активировать преимущества SA – вам все же будет необходимо добавить соглашения в свой профиль на сайтах MVLS и eOpen.

Осуществляя прямой доступ к странице VLSC, вы будете видеть ссылки на разделы по ключам и продуктам, но ключи и продукты будут вам недоступны.

Где получить информацию о постановке ПО на бухгалтерский и налоговый учет?

Microsoft не предоставляет собственные рекомендации по данному вопросу, так как это не входит в рамки ее компетенции и не является сферой деятельности компании.

Однако, в связи с увеличением количества подобных вопросов, компанией Ernst&Young был разработан документ, содержащий возможные подходы к постановке ПО на учет. В нем приведены схемы, соответствующие российскому законодательству, с указанием ссылок на законодательные акты, инструкции и разъяснения государственных органов.

Электронная версия этого документа доступна для изучения на сайте Некоммерческого партнерства поставщиков программных продуктов (НП ППП) по ссылке http://www.appp.ru/corp_licensing/white_paper.htm.

Как получить список лицензий, если номера соглашений утеряны?

Организация имеет возможность запросить в Microsoft историю закупок своих корпоративных лицензий. Для этого достаточно составить в произвольной форме официальный запрос и направить его по факсу +7 (495) 641-1040.

В ответ на бланке Microsoft вам будет выслано информационное письмо. В нем приводятся номера лицензий и список приобретенных вашей организацией продуктов. Стоит заметить, что это письмо не будет иметь юридической силы и не является официальным подтверждением лицензионности используемого ПО.

Пример официального запроса и дополнительную информацию вы найдете здесь.

Как получить список лицензий, если их приобретала для нас наша головная организация или аффилированное лицо?

Эту информацию можно получить у организации, которая заключила соглашение с Microsoft.

Наша компания приобретала ОЕМ- и коробочные (FPP) продукты Microsoft – как можно получить полный их список?

Microsoft не имеет сведений о соглашениях, которые заключаются с поставщиками вычислительной техники (OEM) или сопровождают коробочные (FPP) версии продуктов. Поэтому список таких лицензий, закупленных вашей компанией, необходимо составить самостоятельно, в ходе аудита документов, имеющихся в наличии в организации.

Полный их список вы найдете в документах: «Описание программы лицензирования ОЕМ» и «Описание программы лицензирования FPP».

Нужно ли восстанавливать утерянные бумажные документы, полученные по корпоративной лицензии?

Вы можете воспользоваться альтернативным электронным способом подтверждения наличия лицензий на веб-сайтах eOpen и MVLS. Электронное подтверждение является достаточным для всех трехлетних соглашений, в том числе, Open Value, Open Value Subscription, Enterprise Agreement и Enterprise Agreement Subscription.

В случае утери документов, подтверждающих лицензию, могу я восстановить их?

Если основной документ, подтверждающий лицензионные права пользователя, утерян, то подлинность программного продукта может быть установлена по косвенным признакам. К ним относятся другие составляющие поставки, а также платежные документы, поэтому Microsoft настоятельно рекомендует хранить все составляющие поставки программного продукта.

Для корпоративных лицензий альтернативным способом подтверждения прав пользователя является информация на защищенных веб-узлах eOpen и MVLS.

Процедура восстановления лицензии определяется видом ее поставки:

  • ОЕМ-продукты. Существует возможность восстановить утерянный установочный диск или заменить поврежденный сертификат подлинности (СОА). Восстановление производится через сборщика системы.
  • Коробочные (FPP) продукты. Восстановлению подлежит только поврежденный установочный диск и только в течение года с момента покупки. Восстановление производится через Информационный центр Microsoft, куда можно обратиться по телефону: 8 (800) 200-8001.
  • Корпоративные лицензии. Восстановить документы, подтверждающие лицензионные права, возможно через партнера Microsoft.
Подробнее читайте в документе.
 

Управление лицензиями

Что такое управление лицензиями (Software Asset Management)?

Программное обеспечение – ценный актив. И не только из-за своей стоимости, но и из-за результатов, которые он помогает достичь в современных бизнес-процессах, в повседневной работе. Неточности в учете, неупорядоченное использование, нелегально установленные копии ПО – все это усиливает риски компании, в том числе и юридические.

В отличие от других активов, материальных или нематериальных, в данном случае вы имеете дело с лицензиями – правами на использование программного обеспечения. Лицензия – это ваш договор с правообладателем, по которому вы обязуетесь использовать программное обеспечение в определенном количестве экземпляров, на определенных условиях, соблюдая другие условия и ограничения. Лицензиям сопутствуют и другие активы: дистрибутивы и мастер-копии, упаковка, сертификаты подлинности и руководства пользователя. Их использование тоже регулируется лицензией, где может быть подробно описано, например, что делать с сертификатом подлинности, можно ли изготавливать копии с дистрибутивного диска, сохранять ли упаковку и руководство пользователя и так далее.

Технология управления лицензиями и сопутствующими активами (Software Asset Management, SAM) совершенствуется уже более 20 лет, а в 2006 году она получила общемировое признание Международной организации по стандартизации (ISO). Внедряя технологию управления лицензиями, за основу можно взять руководство специализированным стандартом ISO/IEC 19770.

Все подробности управления лицензиями можно найти на сайте Microsoft SAM.

Если я решил перейти к эффективному управлению лицензиями, с чего мне стоит начать?

Подготовку к внедрению системы управления лицензий можно произвести в 5 шагов:

  • Собрать и описать общие сведения об IT-инфраструктуре, сети компании.
  • Провести полную инвентаризацию программного обеспечения, установленного на всех компьютерах компании.
  • Подсчитать имеющиеся в наличии лицензии, сравнить их с числом установленных программ и проверить соблюдение лицензионных условий.
  • Подготовить внутренние стандарты на рабочие места, политику использования программного обеспечения, приказы, регламенты и другие регулирующие документы.
  • Разработать план внедрения SAM – последовательность, в которой будут внедряться разработанные стандарты, издаваться приказы и т.д.
Грамотно выполнив все пять действий, вы будете полностью готовы управлять своими активами программного обеспечения. Подробнее эти шаги рассматриваются в специальном разделе сайта Microsoft, посвященном управлению лицензиями.

Существует ли стандартная схема действий для перехода компании на лицензионное ПО?

Да, стандартная схема разработана в рамках инициативы «Управление лицензиями» (SAM – Software Asset Management). Ниже дано ее краткое описание.

Знакомимся с инфраструктурой

Для начала необходимо спланировать и выполнить первые шаги, цель которых – понять, чем вы управляете. Учтите количество рабочих станций и серверов. Вспомните все филиалы и подразделения. Особенно обратите внимание на все до единого переносные устройства, включая ноутбуки и КПК. Спланируйте действия по инвентаризации программного обеспечения.

Проводим инвентаризацию

Следующим шагом нужно посчитать, сколько программного обеспечения вы реально используете и какое именно. Помните, что сотрудники зачастую самостоятельно устанавливают на рабочие компьютеры всевозможные программы, скачивая их из Интернета или используя личные ресурсы, как правило нелицензионного происхождения. Воспользуйтесь автоматизированными средствами учета ПО – например, Microsoft System Center Configurations Manager. Важно учесть все экземпляры программных продуктов, не потеряв ни одного из них. Ручной подсчет не всегда дает точный результат и применим только для компаний с небольшим компьютерным парком.

Имея на руках детальную информацию о программном обеспечении в вашей организации, вы сможете дать ответ на вопросы, хватает ли вам приобретенных лицензий и правильно ли они используются.

Для этого надо собрать и подсчитать все имеющиеся в наличии лицензионные активы ПО. Начните с бухгалтерских и других учетных документов, доказывающих законность приобретения, в том числе дарения или получения в бесплатное пользование. Затем соберите и тщательно проанализируйте все лицензии на эти продукты. Важно не забыть и бесплатные программные продукты, так как они тоже обязательно снабжаются лицензионным соглашением и безусловно охраняются законодательством об авторских правах. Если в лицензиях оговорены особые условия хранения сопутствующих активов и материалов, также разыщите их и подсчитайте.

Какие есть особенности управления лицензиями в небольшой компании?

Организация небольшого размера затрачивает меньше времени на общее описание своей сети, на подсчет программного обеспечения. В некоторых случаях в небольшой организации вы можете достигнуть достаточно точных результатов при «ручном» подсчете ПО, без применения автоматизированных средств.

Еще одна особенность небольших организаций – подвижность и управляемость. В некоторых случаях удается обойтись даже без подсчета используемого ПО и сравнения его с приобретенным. Вместо этого можно привести все компьютеры в соответствие лицензионным требованиям «в административном порядке», полностью переустановив имеющееся на них ПО. Этот способ действий уже не раз доказал свою практическую эффективность.

В небольшой организации вообще нет необходимости внедрять SAM (Software Asset Management) в точном соответствии со стандартом ISO/IEC 19770. Это может привести к излишней бюрократизации и отрицательно сказаться на скорости бизнес-процессов. Часто бывает достаточно назначить ответственного за управление активами, а также разработать и утвердить у руководства базовые документы. Они обязательно должны включать:

  • описание стандартного рабочего места (конфигурация компьютера и состав программного обеспечения, необходимого для выполнения сотрудниками различных задач);
  • приказ об обязательном использовании только легально приобретенного программного обеспечения, о порядке его установки и удаления, включая наказания за нарушение этих правил;
  • описания несколько базовых бизнес-процедур, включая: как и на каком основании вы приобретаете ПО; каким образом учитываются и хранятся приобретенные активы; каким образом и на каком основании ПО устанавливается на компьютеры пользователей.


Есть ли особенности в управлении лицензиями, которые надо знать средним и крупным компаниям?

С ростом информационной сети большее значение приобретают стандартизация и разумная бюрократизация. В компаниях среднего и крупного бизнеса сложности управления коллективом и инфраструктурой преодолеваются только за счет тщательной проработки и грамотного внедрения соответствующих процессов, политик и процедур.

Подсчет ПО необходимо производить только автоматизированными средствами. Погрешности ручного подсчета могут превысить сотни наименований и тысячи экземпляров даже для организации, использующей 100-150 рабочих мест.

Сравнение фактически используемого и легально приобретенного программного обеспечения поможет выявить расхождения между числом установленного и легально приобретенного ПО, оценить необходимость незапланированных затрат на недостающие лицензии. В таких случаях полезно сразу перейти к разработке стандартов и процедур управления лицензиями. Подготовку бюджета, который потребуется для закупки лицензий, целесообразно выделить в параллельную задачу.

Если перед вами не стоит цель полного соответствия стандарту ISO/IEC 19770, количество документов, стандартов и процедур, которое необходимо подготовить, можно определить индивидуально, исходя из особенностей вашей организации. Но и в этом случае советуем в целом следовать рекомендациям стандарта.
 

Риски при использовании нелицензионного ПО

Ряд исследований, проводившихся в российских компаниях, позволил выявить некоторые тенденции в практике использования программного обеспечения (ПО). В частности, было изучено отношение директоров компаний и руководителей IT-служб к рискам, связанным с использованием нелицензионного ПО.

- законодательные акты (штрафы – до 500 тыс.р.; УК – до 5 лет)

- ответственность компании (руководители предприятия, ИТ-отдел)

- сбои/простои/проблемы/потери в работе

Обычно опрашиваемыми в порядке приоритета называются следующие преимущества использования лицензионного программного обеспечения:

  1. наличие технической поддержки;
  2. надежность и отсутствие сбоев;
  3. отсутствие юридических рисков;
  4. большая информированность о функциональности и способах эффективного использования программного обеспечения. Это достигается благодаря поставляемому с лицензионным продуктом полному комплекту документации и последующей информационной и методической поддержке со стороны разработчика.
  5. положительное влияние на имидж и деловые связи компании.

Как мы видим, такое преимущество использования лицензионного ПО, как отсутствие юридических рисков, поставлено респондентами лишь на третье место. Однако значение этого фактора не стоит недооценивать. Лишь малая доля конфликтов, связанных с нарушением прав на ПО, ограничиваются расходами по возмещению убытков лицу, интересы которого были ущемлены. Зачастую такие конфликты ведут к целому ряду негативных последствий. Как минимум, это нанесение удара по информационной безопасности и репутации компании, как максимум – полная приостановка ее деятельности.

Описанные нарушения, в зависимости от их масштаба (стоимость незаконно используемого ПО, наличие умысла, характер вреда), могут быть квалифицированы по-разному. Они могут быть признаны либо уголовными преступлениями (статьи 146, 272, 273 УК РФ), либо административными правонарушениями (статья 7.12 КоАП РФ). Дополнительно к уголовным и административно-правовым санкциям, налагаемым от имени государства, правообладатель может требовать материального возмещения и в гражданско-правовом порядке. Статья 49 Закона РФ от 9 июля 1993 г. № 5351-1 “Об авторском праве и смежных правах” позволяет правообладателю по своему выбору требовать с нарушителя:

  • возмещения убытков;
  • выплаты компенсации в размере от 10 тысяч рублей до 5 миллионов рублей, определяемом по усмотрению суда (без доказывания убытков);
  • выплаты компенсации в двукратном размере стоимости экземпляров аналогичных лицензионных программных продуктов (без доказывания убытков).

Особо серьезным нарушением является обход так называемых технических средств защиты авторского права, а также разработка и распространение средств, предназначенных для такого обхода. Речь идет о “взломе” систем защиты от несанкционированного копирования и распространения, которыми часто снабжается коммерческое ПО. В качестве наказания за подобный “взлом” предусмотрен срок лишения свободы вплоть до 5 лет (ст. 272 УК РФ).

Вообще надо помнить, что наличие нелицензионного ПО в офисе само по себе является поводом для изъятия носителей с информацией контролирующими органами. Такое изъятие в определенных случаях может иметь для организации далеко идущие последствия. Изъятие ПК с ключевыми данными (1С, файловый сервера) просто парализует коммерческую деятельность компании. Данные, находящиеся на носителях, могут быть использованы против нее в корыстных целях.

Опасность повреждения или утечки информации

Возможность установки и использования нелицензионного ПО позволяет сотрудникам организации устанавливать программные продукты на  корпоративные компьютеры с неизвестных носителей (дисков CD-ROM) и сети Интернет. Никто не может поручиться за чистоту программного обеспечения, устанавливаемого с такого носителя. На пиратском диске может быть записана версия ПО, содержащая, например, шпионский код или вредоносные ошибки. С «помощью» такой системы можно легко нанести серьезный ущерб любой компании. Такая «подправленная» система запросто может стоять на компьютере топ-менеджера крупной компании, с которого он входит в сеть и получает доступ к информации, имеющей коммерческую или государственную тайну. И человек даже подозревать не будет о том, что с его компьютера регулярно происходит утечка информации.

Установка и использование нелицензионного ПО является, так же, одним из путей проникновения в информационную систему компании вирусов, которые могут повредить отдельные компьютеры или всю локальную сеть. Вирусы могут привести к частичной или полной потере важных данных, а также проникнуть к партнерам и клиентам, что нанесет прямой ущерб деловой репутации компании.

Отсутствие техподдержки

Пользователи нелицензионных копий программ не могут рассчитывать на их техническую поддержку от Microsoft, что может привести к длительным простоям программного обеспечения и нежелательным последствиям, вплоть до убытков. Оценка финансовых потерь от простоев ПО является сложной задачей, но для управления данным видом рисков выполнить ее необходимо.  Кроме того, пользователи нелицензионных копий продуктов не могут  оперативно обновлять имеющиеся программы на их новые версии, что обходится существенно дешевле, чем покупка новой версии программы.

 

Лицензирование в организации

ООО «ИТ-Капитал» - региональная компания, строящая свой бизнес на предоставлении комплекса услуг в области информационных технологий. Мы гордимся что можем предложить огромный выбор программных продуктов таких лидеров индустрии, как Microsoft, Adobe, Autodesk, Eset, Kaspersky, Symantec, Lotus, Novell, и многих других зарубежных и отечественных фирм. Мы имеем широкие партнерские связи с основными компаниями, производящими программное обеспечение, партнерские статусы с Microsoft, Касперским и другими.

Главным стратегическим направлением деятельности компании является оказание широкого спектра услуг в области создания и обслуживания ИТ-инфраструктуры предприятий. В каждом конкретном случае мы стремимся найти наилучшее решение.

Необходимо тщательно выбирать вариант лицензирования программного обеспечения. В этом помогут специалисты нашей компании.

 

Спектр предлагаемых ИТ-решений


Лицензирование. Мы поможем составить план поэтапного лицензирования критичных сервисов организации:

- бухгалтерия и сервера (пакеты легализирования, серверные лицензии)

- рабочее место директора

- остальные рабочие места

 

Предложим дополнительные лицензии:

  • Microsoft Server
  • Microsoft Office
  • Легализация операционной системы
  • Терминальные лицензии
  • Клиентские лицензии

 

Информационная безопасность

- корпоративный антивирус

 

Облачные технологии

- облачные продукты и сервисы

  • Office 365
  • Adobe Creative Cloud
    и пр.

Прочие продукты

- дизайнерские решения – графические продукты 

  • Autodesk
  • Adobe
  • Corel
  • Eset

 

а также многие другие продукты.

 


Страница 10 из 10